Das Kepler Universitätsklinikum ist mit rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus. Durch ein exzellentes Zusammenspiel von medizinischer Spitzenversorgung, kompetenter Pflege sowie zukunftsorientierter Forschung und Lehre entwickeln wir eine wegweisende medizinische Infrastruktur in Oberösterreich.
Sekretariat der Kaufmännischen Direktion
JobID: 7471
Vollzeit, Dauerverwendung
Aufgabenprofil
1. Unterstützung der Kaufmännischen Direktion in allen administrativen und organisatorischen Agenden
2. enge Zusammenarbeit und Koordination mit dem Sekretariat der Ärztlichen Direktion und der Pflegedirektion sowie gegenseitige Vertretungstätigkeit
3. eigenverantwortliche Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsbetriebes im Sekretariat
4. Verantwortung für den Empfangsbereich, Begrüßung und Bewirtung der Kundinnen und Kunden
5. AnsprechpartnerIn für interne und externe Personen, insbesondere die Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie deren Priorisierung
6. Durchführung einer effizienten und verlässlichen Terminkoordination (Outlook) sowie Vorbereitung von Terminunterlagen
7. selbstständige Post- und E-Mail Bearbeitung sowie Vorbereitung von konzipierten Schriftstücken
8. Vorbereitung von Präsentationen und Besprechungsunterlagen (Power Point, Excel, etc.)
9. Zeiterfassungsmanagement für den Bereich der unmittelbaren MitarbreiterInnen der Kollegialen Führung
10. Protokollführung
11. Ablagemanagement
Voraussetzungen
12. abgeschlossene Ausbildung Bürokauffrau/mann oder abgeschlossene Handelsschule oder 3-jährige wirtschaftliche Fachschule oder vergleichbare Ausbildung
13. Reifeprüfung erwünscht
14. versierter Umgang mit MS Office und zeitgemäßer Besprechungstechnik
15. Erfahrung im Umgang mit Stress und Zeitdruck
16. sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse sowie Formulierungssicherheit
17. sicheres und professionelles Auftreten, ausgezeichnete Umgangsformen
18. Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke
19. proaktive, selbstständige Arbeitsweise
20. schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Innovationsbereitschaft
21. hohe Diskretion
22. Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung sowie zu Mehrleistungen
23. mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich erwünscht
24. Erfahrung als Assistenz von Führungskräften sowie im Projektmanagement erwünscht
25. Formulierungssicherheit in Englisch von Vorteil