Der Nationalfonds wurde eingerichtet, um die Verantwortung der Republik Österreich gegenüber den Opfern des Nationalsozialismus zum Ausdruck zu bringen. Zu unseren Aufgaben zählen insbesondere Leistungen an NS-Überlebende, die Förderung von Projekten zu NS-Aufarbeitung und Gedenken, die Unterstützung von Gedenkdienstleistenden sowie Recherchen zu NS-Verfolgung und die Sammlung lebensgeschichtlicher Zeugnisse von NS-Opfern. Zudem fördern wir die Instandsetzung jüdischer Friedhöfe und betreuen Gedenk- und Erinnerungsstätten.
Aufgaben
Sachbearbeitung für das Termin- und Dienstreisen-Management der Geschäftsleitung:
* Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen der Geschäftsleitung sowie Pflege des Terminkalenders
* Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, einschließlich der Buchung von Flügen, Hotels und Transfers
* Einholung und Verwaltung erforderlicher Reisedokumente wie Visa für internationale Reisen
* Vorbereitung, Verwaltung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen
Allgemeine Sachbearbeitung für die Büroorganisation und Korrespondenz:
* allgemeine Tätigkeiten der Organisation und Verwaltung des Büros
* Ansprechperson für externe Anfragen und Anliegen
* Bearbeitung und Abwicklung der Korrespondenz (Telefon, E-Mail und Post) sowie Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen
* Pflege und Verwaltung von Kontaktdaten in entsprechenden digitalen Systemen
* Bearbeitung inhaltlicher Anfragen sowie Verwaltung und Ablage von Unterlagen
* Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen, einschließlich der Erstellung von Berichten und Protokollen
Profil
Mindestanforderungen:
* österreichische Staatsbürgerschaft oder unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
* Matura (bevorzugt Handelsakademie)
* Unbescholtenheit
* bei männlichen Bewerbern: abgeschlossener Präsenz- oder Zivildienst bzw. Bescheinigung der Stellungskommission
Persönliche Anforderungen:
* Sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in Schrift und Sprache
* Sprachkenntnisse Deutsch und Englisch auf dem Niveau B 2 in Schrift und Wort
* Fähigkeit zur selbstständigen Planung und Durchführung von Arbeiten
* Genauigkeit und Zuverlässigkeit
* Teamfähigkeit, Stressresistenz und Flexibilität
Fachliche Anforderungen:
* Erfahrung in der Planung, Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, einschließlich der Anwendung von Buchungsplattformen und Reisetools
* einschlägige EDV-Anwendungskenntnisse in MS-Office-Anwendungen, insbesondere in der Verwaltung von Outlook-Kalendern
* fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation und der Verwaltung administrativer Prozesse
* Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil
Wir bieten
* einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in 1070 Wien, Kirchberggasse 33-35
* ein befristetes Arbeitsverhältnis (Vollzeit) für zunächst ein Jahr mit der Option auf Verlängerung, mit einem ehestmöglichen Arbeitsbeginn
* ein Mindestbruttogehalt von Euro 2.754,90 (in Anlehnung an das Vertragsbediensteten-Schema des Bundes), bei entsprechender Berufserfahrung auch höher
* flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
* die Möglichkeit, tageweise im Home Office zu arbeiten (Dienstlaptop)
* eine interessante und vielseitige Tätigkeit
* ein gutes, kollegiales Betriebsklima
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