Teamassistenz Finance Voll- oder Teilzeit (ab 30 Std/W) Klosterneuburg bei Wien, Österreich / Home Office möglich EUR 2.937 brutto/Monat (Basis Vollzeit 40 Std/W) ISTA is growing. Grow with us ISTA ist ein kontinuierlich wachsendes internationales Institut für Spitzenforschung in den Life Sciences, der Mathematik, der Informatik sowie der Physik. Wir suchen engagierte Fachexpert:innen aus der ganzen Welt, die unser Ziel von exzellenter Forschung und modernem Science Management unterstützen. Auf einem wunderschönen Campus bieten wir vielfältige Möglichkeiten für persönliches Wachstum in einer stabilen Arbeitsumgebung. Dieses Video gibt Einblicke Ihre Aufgaben Die Division Finance am ISTA - Institute of Science and Technology Austria - umfasst die Bereiche Accounting, Controlling, Procurement und SAP. In dieser Position unterstützen Sie sowohl den Head of Finance als auch das gesamte Finance Team in allen organisatorischen und administrativen Agenden. Sie sind ein Organisationstalent, übernehmen gerne Verantwortung und fühlen sich wohl in einem dynamischen, internationalen Umfeld. Klassisches Office Management inklusive u.a. Organisation von Meetings, Terminkoordination, Protokollführung und digitaler Schriftverkehr Kontaktperson für interne und externe Anfragen sowie Schnittstelle zu wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen, Stakeholdern, Kooperationspartnern und anderen externen Ansprechpartnern Erstellung und Aktualisierung von Reports, Präsentationen und Analysen (Deutsch und Englisch), sowohl ad hoc als auch regelmäßig inkl. Koordination mit den betroffenen Fachbereichen (z.B. bei SAP Tätigkeiten wie Nachverfolgung von offenen Bestellungen) Betreuung des internen Reiseportals (bspw. Userpflege) Erstellung und aktive Pflege von Inhalten des Fachbereichs im Intranet Unterstützung in oder Übernahme von diversen Projekten der Division Finance Ihr Profil Abgeschlossene wirtschaftliche/ kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HAS) Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einer Finanzabteilung Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Institutssprache Englisch) Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel, Word) Wordpress, SAP Kenntnisse sowie Erfahrung im Umgang mit KI-Tools (bspw. ChatGPT) von Vorteil Proaktive, selbstständige und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein und guten organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten Jetzt bewerben Ihre Benefits Aus- & Weiterbildung Kantine Kinderbetreuung Kostenloser Shuttlebus Gesundheitsmaßnahmen Betriebliche Altersvorsorge Eine Überzahlung ist je nach Ausbildung, Qualifikation und Berufserfahrung möglich. Informationen zur gesetzeskonformen Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch ISTA finden Sie auf www.ista.ac.at/datenschutz. Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg Tel.: 43 (0) 2243 9000-0 www.ista.ac.at