Jobbeschreibung
Ihre Aufgaben
* Klassisches Office Management inklusive Organisation von Meetings, Terminkoordination, Protokollführung und digitaler Schriftverkehr.
* Kontaktperson für interne und externe Anfragen sowie Schnittstelle zu wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen, Stakeholdern, Kooperationspartnern und anderen externen Ansprechpartnern.
* Erstellung und Aktualisierung von Reports, Präsentationen und Analysen (Deutsch und Englisch), sowohl ad hoc als auch regelmäßig inkl. Koordination mit den betroffenen Fachbereichen (z.B. bei SAP Tätigkeiten wie Nachverfolgung von offenen Bestellungen).
* Betreuung des internen Reiseportals (bspw. Userpflege).
* Erstellung und aktive Pflege von Inhalten des Fachbereichs im Intranet.
* Unterstützung in oder Übernahme von diversen Projekten der Division Finance.
Ihr Profil
* Abgeschlossene wirtschaftliche/ kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HAS).
* Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einer Finanzabteilung.
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Institutssprache Englisch).
* Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel, Word).
* Wordpress, SAP Kenntnisse sowie Erfahrung im Umgang mit KI-Tools (bspw. ChatGPT) von Vorteil.
* Proaktive, selbstständige und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein und guten organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten.