Die Montanuniversität Leoben ist eine moderne Lehr- und Forschungsstätte und bietet sehr gute Voraussetzungen für Karrieren in wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Berufsfeldern.
In der Service-Abteilung International Relations and European University gelangt die Stelle einer Assistenz und eines Koordinators (m/w/d) zur Besetzung.
Vorgesehener Dienstantri ehestmöglich
Beschäftigungsdauer: unbefristet
Beschäftigungsausmaß in Wochenstunden: 40 h
Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Leiterin, internen Teams und internationalen Partnern und tragen entscheidend zu einem reibungslosen Ablauf.
Kalender- und Terminmanagement
* Eigenverantwortliche Koordination und Verwaltung des Kalenders der Leiterin.
* Planung und Organisation von Terminen mit internationalen Stakeholdern, z.B. Rektoraten, Ministerien und der EU, sowie interne Terminlegungen.
* Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Erstellung relevanter Dokumente.
* Reiseplanung und -begleitung
* Organisation und Buchung von Reisen für die Leiterin sowie detaillierte Reisevorbereitung.
* Begleitung der Leiterin auf Reisen bei Bedarf, um die Kommunikation und Organisation vor Ort sicherzustellen.
Kommunikationsschnittstelle
* Agieren als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Leiterin und internen Teams.
* Sicherstellen einer reibungslosen Kommunikation und diplomatischen Abstimmungen in Projekten.
* Externe Kommunikation
* Professionelle Kommunikation und Abstimmung mit internationalen Stakeholdern wie Rektoraten, Ministerien und der EU.
* Verantwortung für die inhaltliche Koordination und Vorbereitung der Kommunikation im Rahmen globaler Projekte.
* Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen
* Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Informationsmaterialien in Abstimmung mit der Leiterin.
* Gestaltung und Aktualisierung von Unterlagen für strategische Meetings und Veranstaltungen.
* Recherchetätigkeiten
* Eigenverantwortliche Recherche und Analyse relevanter Informationen zur Unterstützung der strategischen Entscheidungen der Leiterin.
* Sammlung und Aufbereitung von Informationen zu relevanten internationalen Themen und Projekten.
Koordination internationaler Delegationen
* Organisation und Koordination von Delegationsbesuchen an der Universität, einschließlich Logistik und Ablaufplanung.
* Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern, um einen optimalen Ablauf und Austausch zu gewährleisten.
Projektmanagement und Sonderprojekte
* Durchführung und Nachverfolgung von Sonderprojekten im internationalen Kontext.
* Koordination der beteiligten Abteilungen und externen Partner, Budget-Monitoring sowie Erstellung von Fortschrittsberichten.
* Matura (kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau)
* Internationale Erfahrung von Vorteil
* Diplomatisches Kommunikationsgeschick: Fähigkeit zur professionellen und diplomatischen Kommunikation in komplexen und sensiblen Bereichen.
* Englischkenntnisse (C1)
* Vertraulichkeit und Integrität: Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und eine hohe Vertrauenswürdigkeit.
* Kenntnisse in der Nutzung von AI-Tools: Erfahrung im Umgang mit modernen AI-Tools zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zur Effizienzsteigerung im Büroalltag.
* Sicherer Umgang mit MS Office: Fundierte Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Projektmanagement-Tools.
* Persönliche Eigenschaften: Hohe organisatorische Fähigkeiten, Flexibilität und Belastbarkeit; gepflegte Umgangsformen und hohe Zuverlässigkeit
* Eine spannende neue Aufgabe im internationalen Kontext
* Ausgeprägter Handlungsspielraum und individueller Arbeitsbereich mit gestalterischen Möglichkeiten
* Ein modernes Arbeitsumfeld, flache Hierarchien, kollegiale Unternehmenskultur und angenehmes, informelles Betriebsklima
* Regelmäßige Weiterbildung
* Betriebliche Gesundheitsvorsorge
* Möglichkeit langfristige Ziele der Montanuniversität sinnstiftend mitzugestalten
* Gute öffentliche Erreichbarkeit mit Zug und Bus
* Flexible Arbeitszeit
* Arbeitsmedizinische Leistungen
* Gesundheitstag/Gesundheitsförderung
* Universitätssportprogramm
* Einkaufsvergünstigungen
Für diese Position ist gemäß dem Kollektivvertrag für Arbeitnehmer*innen (m/w/d) der Universitäten die Verwendungsgruppe IIIb (€ 2.958,90 14x jährlich) vorgesehen, tatsächliche Einstufung erfolgt lt. anrechenbarer tätigkeitsspezifischer Vorerfahrung.
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