Institutssekretär*in
Am Department für Naturwissenschaften und Nachhaltige Ressourcen, Institut für Analytische Chemie & Institut für Organische Chemie suchen wir eine engagierte und organisierte Person für die Stelle als Institutssekretär*in.
Aufgaben
* Allgemeine Sekretariats- und Büroarbeiten (Vorbereitung von Unterlagen, Sammlung von Daten, Einholung von Unterschriften, Post, Kopierarbeiten, Ablage, Archivierung, Inventarisierung)
* Kontrolle und Aufbereitung der Eingangsrechnungen
* Protokollführung bei Besprechungen
* Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache
* Studierendenbetreuung (Beantwortung von Anfragen)
* Terminvereinbarung und Koordination von Lehrveranstaltungen
* Verwaltung und Betreuung der institutseigenen Räumlichkeiten
* Veranstaltungsbetreuung
* Unterstützung von Gastwissenschaftler*innen und Gastvortragenden
* Kommunikation und Evidenzhaltung im Bereich Haustechnik
* Administration und Organisation von Personalagenden, Führung der Personalakten und der Datenbank, Check-In/Out von Mitarbeiter*innen (Zutrittskarten, Schlüssel Rundlaufvorstellung), Koordination von Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen
* Vorbereitung und Unterstützung bei der Abrechnung von Dienstreisen
* Erstellung von Projektberichten
* BOKU-Online Prüfungsmanagement
* Teilnahme an Schulungen und Weiterbildungskursen der BOKU
Erwünschte Qualifikationen
* Matura oder gleichwertige Ausbildung
* Abgeleisteter Präsenzdienst
* Berufserfahrung (Büroorganisation und Administration)
* Sehr gute IT-Kenntnisse (z.B. MS-Office)
* Selbstständiges, exaktes und zuverlässiges Arbeiten
* Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit
* Stressresistenz und Flexibilität
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten ein attraktives Arbeitsumfeld, umfangreiche Sozialleistungen und ein flexibles Beschäftigungsausmaß (40 Wochenstunden oder 2x 20 Wochenstunden). Die Dauer des Dienstverhältnisses beträgt ab 01.05.2025 - unbefristet.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung inklusive Motivationsschreiben und Lebenslauf bis zum 08.04.2025 an das Personalmanagement, Kennzahl 66, der Universität für Bodenkultur, Peter-Jordan-Straße 70, 1190 Wien.