Deine zukünftigen Aufgaben
* Reiseplanung und -organisation:
Du bist verantwortlich für die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen. Dabei berücksichtigst du die individuellen Anforderungen unserer MitarbeiterInnen unter Berücksichtigung unseres Nachhaltigkeitskonzepts und optimierst gleichzeitig Kosten und Zeitaufwand.
* Reisekostenabrechnung:
Du überprüfst die Reisekostenabrechnungen sowie die dazugehörigen Belege und sorgst für eine ordnungsgemäße und fristgerechte Abrechnung der entstandenen Reisekosten.
* Rechnungseingang und Bearbeitung:
Du überwachst den Eingang von Rechnungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und kümmerst dich um die ordnungsgemäße Weiterleitung und Archivierung. Dies beinhaltet auch die Klärung von offenen Fragen und die Kommunikation mit Dienstleistern.
* Administrative Unterstützung:
Administrative Bearbeitung verschiedener Anfragen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen, sei es von internen MitarbeiterInnen oder externen Dienstleistern.
* Dokumentenmanagement:
Du pflegst und aktualisierst Daten, erstellst Reise- und Abrechnungsdokumente und sorgst für die ordnungsgemäße Ablage relevanter Unterlagen.
* Kommunikation mit Dienstleistern:
Du bist auch AnsprechpartnerIn für alle externen Dienstleister wie Reisebüros, Hotels und Fluggesellschaften und sorgst dafür, dass alle Arrangements reibungslos durchgeführt werden.
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
* Erste Erfahrung im Bereich Reiseorganisation und Assistenz von Vorteil
* Serviceorientierung sowie Teamfähigkeit und kommunikative Persönlichkeit, mit Hausverstand
* Sorgfalt, Fähigkeit mit vertraulichen Informationen umzugehen
* Mitdenken und strukturiertes Arbeiten
* Versierte MS-Office-Kenntnisse
* BMD NTCS Kenntnisse von Vorteil
* Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
Wichtige Fakten über SAL
* Vollzeit (38,5 Stunden / Woche).
* Beginn ab sofort.
* € 4.- Essenszuschuss an Arbeitstagen in Restaurants - € 2.- in Supermärkten.
* Kaffee/Tee/Milch und frisches Obst kostenlos.
* Gleitzeit – flexible Zeiteinteilung.
* Home Office möglich.
* Kinder- & familienfreundliches Unternehmen.
Diese Stelle unterliegt dem Kollektivvertrag für Beschäftigte in der außeruniversitären Forschung (Forschungs-KV) der Berufsgruppe C. Für diese Position beginnt das monatliche Bruttogehalt bei 2.776EUR und wird 14-mal im Jahr ausbezahlt.
Silicon Austria Labs GmbH (SAL) ist Österreichs Spitzenforschungszentrum für elektronikbasierte Systeme – sie sind das technologische Rückgrat der Digitalisierung. An den Standorten Graz, Villach und Linz wird in den Bereichen Sensor Systems, Power Electronics, Intelligent Wireless Systems, Microsystems und Embedded Systems an zukunftsweisenden Lösungen für Umweltschutz, Gesundheit, Energie, Mobilität und Sicherheit geforscht. SAL bringt dabei wesentliche Akteure aus Industrie und Wissenschaft und damit wertvolle Expertise und Know-how zusammen und betreibt kooperative, anwendungsorientierte Forschung entlang der Wertschöpfungskette. Kooperative Projekte werden von SAL kofinanziert und ermöglichen einen unbürokratischen und schnellen Projektstart. Damit gestaltet SAL den Hochtechnologiestandort Österreich und Europa und entfaltet die Zukunft. Innovation steht bei uns an erster Stelle, und das gilt auch für unsere Mitarbeiter*innen. Wir sind ein familienfreundliches Unternehmen und unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie so weit wie möglich. Deshalb sind wir bis 2026 mit dem Zertifikat "Beruf und Familie" ausgezeichnet worden. Aber wir arbeiten ständig an neuen Maßnahmen, um unseren Mitarbeitern ein Umfeld zu bieten, in dem sie sich wohlfühlen, gesund und motiviert sind.
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