Verwaltungsangestellte (m/w/d)
Das Studierendensekretariat ist die zentrale Registrierungsstelle und die Einrichtung für die Verwaltung von Studierenden und Promovenden an der Ruhr-Universität. Das Studierendensekretariat besteht aus den Bereichen Zulassungsstelle, Immatrikulation, Studierendensekretariat und Stipendienverwaltung. Wir organisieren das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren für Studiengänge, sind zuständig für die Ein- und Umschreibungen, Rückmeldungen, Exmatrikulationen und verwalten diverse Stipendienprogramme.
Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten. Sie sind dabei im Team die erste Anlaufstelle für Studierende in allen Fragen des von uns betreuten studentischen Lebenszyklus.
Ihre Aufgaben:
* Telefonische, schriftliche und persönliche Beratung von nationalen und internationalen Studieninteressenten und (ehemaligen) Studierenden zu allen Bewerbungs-, Zulassungs-, Immatrikulationsangelegenheiten sowie Prozessen der Studierendenverwaltung einschließlich dazu geltender rechtlicher Bestimmungen.
* Prüfung und Bearbeitung von Anträgen (Bewerbung, Einschreibung, Umschreibung, Exmatrikulation, Beurlaubung etc.)
* Durchführung von Rückmeldungen inkl. Beitragsbearbeitung
* Zahlbarmachung von Stipendien (inkl. entsprechender Beratung der Stipendiaten und Prozesspartner*innen)
* Bearbeitung inner- und außeruniversitärer Korrespondenz (Krankenkassen, Behörden, Studentenwerk, etc.)
* Zusammenarbeit mit anderen Hochschulbereichen (Prüfungsämter, Studienfachberatung, International Office, etc.)
* Fachliche Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung von Softwareeinführungen und Digitalisierungsprojekten innerhalb der Abteilung
* Beteiligung am strukturierten Wissensmanagement
Ihr Profil:
* Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst, z.B. Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d), oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium, alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einem einschlägigen Bereich
* Sie haben idealerweise Erfahrung im kunden- und serviceorientierten Arbeiten
* Sie arbeiten organisiert, verantwortungsvoll und effizient
* Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office-Produkten
* Sie haben die Bereitschaft, sich schnell in neue Sachverhalte, Rechtsgrundlagen und Softwareprodukte einzuarbeiten
* Sie besitzen eine hohe interkulturelle Kompetenz und Offenheit
* Sie haben eine ausgeprägte Teamorientierung, Kommunikationskompetenz und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
* Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (vergleichbar B2)
* Sie verfügen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (vergleichbar C1)
Wir bieten:
* Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
* Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
* 30 Tage Urlaub/Jahr
* Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
* Jahressonderzahlung
* Betriebliche Altersvorsorge
Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung, Eine qualifizierte Einarbeitung, Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit), Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team
Weitergehende Informationen:
Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E8 TV-L.
Weitere Informationen finden Sie hierzu unter https://oeffentlicher-dienst.info/. Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.
Ansprechpersonen für weitere Informationen:
Herr Peter Kardell, Tel.: +49 234 32 25482
Herr Yves Suermann, Tel.: +49 234 32 26801
Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR4458 bis zum 27.04.2025 über unser Online-Bewerbungsportal
Online-Bewerbung
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