Im Auftrag unseres Kunden eines etablierten Unternehmens für hochwertige technische Lösungen im Bereich Großveranstaltungen mit Sitz im 23. Bezirk in Wien suchen wir ab sofort eine:n Office Manager (m/w/d).
Organisationstalent und selbstständiges Arbeiten zählen zu Ihren Stärken? Dann könnte diese Position ideal für Sie sein.
Aufgabenbereich
* Selbstständige Durchführung allgemeiner Sekretariats- und administrativer Tätigkeiten
* Erste Anlaufstelle der Abteilung sowie Empfang und Betreuung von Kunden
* Terminkoordination und Verwaltung des zentralen Office-Mailpostfachs
* Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen
* Mitwirkung beim Aufbau und der Betreuung des ERP-Systems
* Teilweise Disposition von internem sowie externem Personal und Fuhrpark
* Analyse, Dokumentation und Optimierung von Arbeitsabläufen
* Schnittstellenfunktion zwischen Projektleitung und Technik
* Organisation von Reisebuchungen für Projekte und Teammitglieder
* Verwaltung einer Handkassa
Gewünschte Qualifikationen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit einschlägiger Weiterbildung
* Mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice oder Sekretariatsbereich
* Erfahrung in der Disposition von Vorteil
* BMD-Kenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
* Branchenkenntnisse im Bereich Event- oder Veranstaltungstechnik wünschenswert
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres sprachliches Ausdrucksvermögen
* Hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Selbstständigkeit und Organisationstalent
* Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel
* Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
Job Perspektive
* Angenehmes Betriebsklima in einem erfolgreichen und stabilen Unternehmen
* Ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien
* Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
* Modernes und klimatisiertes Büro
* Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
* Langfristige Anstellung
* Eigener Firmenparkplatz
Aufgabenbereich
* Selbstständige Durchführung allgemeiner Sekretariats- und administrativer Tätigkeiten
* Erste Anlaufstelle der Abteilung sowie Empfang und Betreuung von Kunden
* Terminkoordination und Verwaltung des zentralen Office-Mailpostfachs
* Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen
* Mitwirkung beim Aufbau und der Betreuung des ERP-Systems
* Teilweise Disposition von internem sowie externem Personal und Fuhrpark
* Analyse, Dokumentation und Optimierung von Arbeitsabläufen
* Schnittstellenfunktion zwischen Projektleitung und Technik
* Organisation von Reisebuchungen für Projekte und Teammitglieder
* Verwaltung einer Handkassa
Wir begleiten Sie bei Ihrer Jobsuche, Bewerbung und Karriere
Bei Otti & Partner stehen die BewerberInnen im Mittelpunkt – und davon profitieren am Ende alle beteiligten Parteien. Wir sind Ihr langfristiger Partner bei der Planung und Umsetzung Ihrer Karriere. Dabei ist es irrelevant, ob Sie schon eine erfahrene Führungskraft, SpezialistIn oder vielversprechende/r Young Professional sind.
Wir beraten Sie umfassend, sodass der nächste Schritt garantiert ein voller Erfolg wird. Erst wenn wir Ihre Stärken, Ziele und Wünsche genau kennen, werden wir Ihnen ein Unternehmen empfehlen.